督促企业做好索证索票和进货查验记录

化妆品经营企业做好索证索票和进货查验记录是实现化妆品安全可追溯的一个重要保障。《化妆品监督管理条例》（以下简称《条例》）第三十八条规定，化妆品经营者应当建立并执行进货查验记录制度，查验供货者的市场主体登记证明、化妆品注册或者备案情况、产品出厂检验合格证明，如实记录并保存相关凭证。

□ 吴刚 朱升海

《条例》实施以来，笔者在工作中发现，化妆品经营企业仍存在索证索票不齐全、进货查验流于形式等问题，与《条例》要求存在差距。督促指导化妆品经营企业落实《条例》规定，切实履行索证索票和进货查验记录义务，是监管部门需要高度重视的工作。

企业责任落实情况参差不齐

当前，化妆品经营企业种类繁多，经营方式多样，但不同企业的质量管理能力差异较大，建立执行索证索票和进货查验记录制度情况也不尽相同。2021年，四川省自贡市市场监管局按照不低于辖区化妆品经营企业总数30%的比例，以企业建立执行化妆品索证索票和进货查验记录制度情况为重点，对全市1645家化妆品经营企业开展监督检查。检查发现，受检单位中仅有337家基本符合要求，占比20.5%。

受检单位未建立或未执行索证索票及进货查验记录制度，具体表现在四个方面：

一是化妆品兼营店索证索票和进货查验问题频发。化妆品兼营店大多规模较小，购进的化妆品品种较多，进货渠道较分散，需要索取的票证数量和批次多，且分类复杂。多数化妆品兼营店未配备专门的管理人员对化妆品进行日常管理，索取和查验供货方票证不全、采购化妆品未索证索票、未对供货单位或相关票据进行分类归档管理等现象较普遍。

二是化妆品使用单位管理水平存在较大差异。检查发现，大中型酒店和美容机构因采取固定供货商直接供货的形式，进货渠道较单一，且多数单位有专人负责索证索票和进货查验，能较好履行法定义务；小型美容院、宾馆、洗浴场所多自行采购化妆品，缺乏专人管理，普遍存在索取的供货商证照、产品合格证明等复印件信息与批次实际情况不符、文件未加盖印章、未索取化妆品注册证明文件或备案凭证等问题。此外，一些位于农村地区和城乡接合部的小型美容美发机构、宾馆等还经营标签标识信息不完整或无标签标识乃至无法提供合法证明和供货商资质、涉嫌非法分装或自制的化妆品，产品质量安全风险大。

三是企业实施信息化管理的精细化程度不够。化妆品零售连锁店多采用统一的计算机系统，产品由总部统一验收、统一配送，进货查验及索证索票义务由总部承担，统一录入计算机系统，分店通过扫商品码即可在计算机系统内锁定产品信息，形成电子台账，可快速获得特定化妆品种类进销明细、查询供应商资质证明等。但部分信息化管理的企业存在计算机系统内台账信息录入不全情况，如缺少产品注册或备案编号、有效期限等《条例》要求的进货查验记录制度的关键项目。部分连锁企业管理水平待提高，存在分店间相互调货后未登记调货产品入库和销售情况问题，购销记录与实际库存不一致。此外，还有的连锁门店对从总部外采购的化妆品未执行索证索票和进货查验记录制度，无法提供产品的合法证明。

四是农村地区化妆品经营企业须更好落实管理要求。在受检合格的337家单位中，位于农村地区（含城乡接合部）的有60家，合格率仅为11.4%。多数农村地区多数化妆品经营企业未对所经营产品进行索证索票和进货查验工作，经营人员不清楚如何正确索证索票和进行进货查验记录。位于农村地区的化妆品兼营店和理发店大多也经营儿童化妆品、染发膏等重点监管品种，所售产品往往存在未经注册或备案、过期失效等质量安全风险。

多方因素导致企业管理不到位

导致上述问题的原因是多方面的，主要为行业准入门槛低、宣传引导方式单一且不够深入、传统进货查验记录方式需改进、监督检查待加强。

目前，化妆品经营未实行许可管理，企业只需办理营业执照便可营业，且对经营条件、经营环境、从业人员素质等没有硬性要求，行业准入门槛较低。化妆品经营“小、散、乱”情况仍然存在，从业人员素质待提升，法律意识需增强。

对于索证索票制度和进货查验记录制度的宣传引导方式需要进一步丰富，针对不同类型企业开展的分类分级宣传培训仍需加强。现在部分企业人员尤其是农村地区化妆品从业人员对须履行的法定义务和违法后应承担的法律责任不知悉，监管部门应对其开展宣传和培训。

同时，传统进货查验记录方式亟待改进。不少化妆品经营企业采用纸质记录方式，停留在传统追溯模式，不能适应当前化妆品种类多、数量大、查验项目多的实际情况。

此外，监督检查也有待加强。《条例》明确了对未按规定执行进货查验记录和索证索票制度的罚则，经营者初次违法面临1万元至3万元的处罚，较《化妆品卫生监督条例》企业违法成本大幅提高。但在实践中，部分地区对化妆品监管工作重视不够，执法尺度待统一。

多措并举推动制度落实

为推动索证索票和进货查验记录制度落实到位，监管部门可从以下四方面发力。

一是推行信息化管理，建立并完善化妆品追溯体系。在现有基础上，进一步建设化妆品数据库，加强地方监管数据与国家相关数据库的对接，将化妆品生产、流通、使用信息及时收集纳入化妆品信息系统；鼓励企业采用信息化管理方式，以方便下游企业开展进货查验工作；探索引进药品追溯码模式，建立化妆品最小销售包装追溯码，建立快速查询通道，提高进货查验效率。

二是监管部门对经营企业开展分类指导，全面压实企业主体责任。可按重点地区、重点企业、重点品种，分类别突出抓好索证真实合法性和索票规范统一性的督促指导，并编印符合《条例》要求、格式统一的台账模板，指导企业对照执行进货查验记录要求，如实、全面地登记产品信息；要求企业签订合法诚信经营承诺书，并在经营场所显著位置公示，接受群众监督；积极发挥行业协会作用，鼓励经营企业将规范索证索票纳入企业目标管理中，同时组织开展协会内部自查，建立并实行奖惩制度，发展一批从业人员素质高、质量管理优良的示范企业，带动全行业规范发展。

三是加强普法宣传，营造社会共治氛围。建议监管部门以化妆品安全科普宣传周、化妆品安全知识“五进”宣传等活动为契机，深入开展《条例》及其配套文件的普法宣传，分级分类全覆盖开展法规培训；通过多种线上渠道，及时向消费者、经营企业传达化妆品监管要求。积极推动地方政府将化妆品普法宣传纳入日常工作，进行统筹安排；推动有条件的村、社区设置兼职化妆品安全员，努力打通化妆品普法宣传“最后一公里”。要积极发挥群众的社会监督作用，进一步畅通投诉举报渠道，鼓励群众向监管部门提供违法违规线索，并坚持有诉必查、违法必究，全力营造化妆品安全社会共治氛围。

四是严惩重处化妆品违法违规行为。建议将企业执行索证索票和进货查验记录制度情况作为监督检查的重点内容，严格并统一监督检查标准，对重点企业和重点品种增加监督检查频次；加强部门联动，推动建立与卫生健康、商务、海关等部门的联动协调机制，对化妆品经营企业实施联合监管；把监督检查结果纳入化妆品安全信用体系，将有不良信用记录的企业列为重点监管对象，严肃查处不履行索证索票和进货查验记录义务等行为，及时公布典型案例，形成强大震慑，压实化妆品经营企业主体责任。

（作者单位：四川省自贡市市场监管局）